読了時間の目安:約4分
1時間の会議のあとに、議事録づくりで30分。この「あとの30分」が、いちばん腰の重い時間です。数日ほうっておくと記憶もあいまいになり、さらに書きにくくなる——その気持ち、よくわかります。
議事録や報告書は、AIの得意な「清書と構造化」を借りると、驚くほど軽くなります。この記事では、素材の渡し方から仕上げまでの手順を、そのまま使える形でお伝えします。
なぜ議事録は後回しになるのか
議事録が面倒なのは、書く内容がないからではありません。むしろ逆です。話は覚えているのに、それを「読める形」に整える作業が重いのです。
つまり、素材はそろっているのに、それを「読める形」へ整える手間で止まっているだけなのです。この整える工程こそ、AIがいちばん軽くしてくれるところです。
そもそもメモを取らない、という選択肢
オンライン会議が中心なら、もう一段先の手があります。Google Workspace(Google Meet)や Microsoft Teams には、会議の文字起こしや要約を自動で作る機能が備わっています。
これを使っている会社では、「ゼロから議事録を書く」作業そのものをやめているところもあります。会議が終わった時点で、文字起こしと要約の下地ができあがっているからです。
ただし、使えるかどうかはプランや管理者の設定によって変わります。まずは自社の環境で有効になっているかを、情報システムの担当者に確認してみてください。
AIに任せる部分、任せない部分
大事なのは線引きです。全部を丸投げするのではありません。
- あなたがやること:素材を用意する(会議中のメモ、または文字起こし)
- AIに任せること:体裁を整える、見出しをつける、要点を並べ直す(調理)
素材は、走り書きで構いません。「誰が・何を・いつまでに」がわかる粒度で残しておけば、あとはAIが読める文書に仕上げてくれます。文字起こしが使える環境なら、この素材集めの工程まで自動になる、というだけの違いです。
たたき台をつくる3つの手順
順番は、こうです。
- 箇条書きメモを渡す:会議中のメモをそのまま貼りつける
- 形式を指定する:「議事録形式で。決定事項・宿題・次回日程に分けて」と伝える
- 固有名詞と数字だけ確認する:AIの出力を読み、名前・金額・期日を目視で照合する
3のひと手間が、品質の分かれ目です。ここさえ押さえれば、清書の時間はほとんど消えます。私たちは、議事録は「清書こそAI、判断は人」と割り切って運用しています。
見落とし注意:数字と機密
AIは、それらしい取り違えをすることがあります。決定事項や金額、期日は、必ずあなたの目で確かめてください。文字起こしも同じで、専門用語や社名は誤変換が起きますし、発言が重なった部分は拾い切れません。
自動でできた要約は「完成した議事録」ではなく、あくまで精度の高い素材です。何が決まって、誰が何をいつまでにやるのか——その判断は、会議にいたあなたにしか下せません。
もうひとつ。会議の録音や個人情報を、そのまま入力してよいかは別の話です。ここは第8回でくわしくお伝えするので、今は「機密は安易に入れない」とだけ覚えておいてください。
よくある質問
Q. 録音データを直接AIに入れてもいいですか? A. 便利ですが、参加者の個人情報や社外秘が含まれる点に注意が必要です。まずは自分でとったメモを渡す形から始めるのが安全です。扱いの判断は第8回を参考にしてください。
Q. 報告書にも同じ方法が使えますか? A. 使えます。素材(数字や出来事)を箇条書きで渡し、「誰向けの報告書か」を伝えると、読み手に合った文章に整えてくれます。
Q. 会議ツールの要約機能があれば、AIは要らないのでは? A. 用途が少し違います。要約機能は「その会議で何が話されたか」をまとめるもの。一方、社外向けの体裁に直す、報告書の形に組み替えるといった編集は、対話しながら進めるAIのほうが融通が利きます。両方を組み合わせるのが現実的です。
次の会議で試す一手
次の会議では、清書しようとせず「箇条書きのメモ」だけ残してみてください。文字起こしが使える環境なら、それを素材にするところから。どちらにしても、いきなり書き始めないことが、議事録づくりを軽くする第一歩です。
※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。
