「新サービスを知らせたいけれど、プレスリリースって何を書けばいいの?」——初めてだと、白紙のまま手が止まりますよね。むずかしく考えなくて大丈夫です。

先に結論をお伝えします。プレスリリースには「型」があります。その型をAIに任せれば、あなたは中身の事実を用意するだけで、形になります。

プレスリリースが書きにくい理由

書きにくいのは、慣れない文章だからです。日々のメールとは、求められる形が違います。何を、どの順で書くか——そこがわからないと、筆が進みません。

たとえるなら、設計図のないまま家を建てるようなもの。組み立てる順番さえ決まれば進むのに、最初の一本の線が引けずに止まるのです。この設計図を、AIに引いてもらいましょう。

伝わる型(基本の要素)

プレスリリースに欠かせないのは、次の要素です。

• 見出し:何が新しいのかを、ひと目で伝える
• 要点:いつ・何を・誰に、を最初の段落でまとめる
• 背景:なぜ今それをするのか
• 問い合わせ先:担当と連絡方法

この順で並べるだけで、読み手はすっと理解できます。私たちは、リリースはまず自社サイトへ載せることを勧めています。正確な一次情報を自分の場所に置くのが先だ、という考え方です。

事実から下書きまでの手順

型を任せる流れは、こう組みます。

1. 事実を箇条書きにする:発表内容、日付、対象、背景を並べる
2. 型を指定して頼む:「プレスリリース形式で。見出し・要点・背景・連絡先の順に」
3. 数字と固有名詞を確認する:日付や名称に誤りがないか、必ず目で確かめる

事実さえそろえれば、あとの体裁づけはAIの得意分野です。

誇張とまちがいは、対外文書では禁物

プレスリリースは、対外的な文書です。だからこそ、大げさな表現や、あいまいな事実は禁物。AIが盛った言い回しをそのまま使わず、事実に沿っているか確認してください。

数字や日付のまちがいは、信頼に直結します。ここは第7回のファクトチェックと同じ姿勢で臨みましょう。

よくある質問

Q. どのくらいの長さがいいですか? A. A4で1枚を目安に、要点をしぼるのがおすすめです。長く書くより、いちばん伝えたいことを最初に置くほうが届きます。

Q. 配信先はどう選べばいいですか? A. まずは自社サイトへの掲載から始めて大丈夫です。関係の深いメディアや取引先に個別に送るのも、無理のない一歩です。

今日の一手:事実を5行だけ書く

もし発表したいことがあるなら、まず「事実」を5行だけ箇条書きにしてみてください。それをAIに渡せば、プレスリリースの形が見えてきます。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「うちの良さって、どう書けば伝わるんだろう」——採用の募集文を前に、そう悩んだことはありませんか? 自社の魅力ほど、当たり前すぎて言葉にしにくいものです。

AIは、あなたの中にある「言葉にできていない魅力」を引き出す相棒になります。素材を渡して、対話しながら磨いていきましょう。

「自社の魅力」が書きにくい理由

魅力が書きにくいのは、魅力がないからではありません。近すぎて見えないだけです。毎日そこにいると、当たり前になってしまう。

自分にとって当たり前になっていることほど、外から見ると特別だったりします。その「外の視点」を、AIが補ってくれます。

AIに渡す「素材」

言語化のために、次を用意しましょう。

• 仕事の中身:どんな業務を、どんな流れで行うか
• 働く環境:チームの雰囲気、勤務の実態
• 求める人物像:こんな人と働きたい、という具体像

飾らず、ありのままを箇条書きにするのがコツです。素材が正直なほど、募集文も的を射ます。

対話で魅力を引き出す手順

対話しながら進める流れは、こうです。

1. 素材を渡す:上の3点を箇条書きで渡す
2. 問いかけてもらう:「魅力を深掘りする質問を5つ出して」と頼み、答えていく
3. 募集文に整える:対話の中身をもとに、募集文の形にまとめてもらう

2の「質問してもらう」使い方が、意外と効きます。答えるうちに、隠れていた魅力が言葉になります。

実態と合わせる、が最優先

募集文で最も大切なのは、実態と合っていることです。よく見せようと盛ると、入社後のミスマッチを生みます。私たちも、募集文は「盛らずに、実態のいちばん良いところを正確に書く」を原則にしています。

AIが魅力的な言い回しを出しても、「本当にそうか?」と一度立ち止まってください。事実に根ざした募集文こそ、長く働いてくれる人に届きます。

よくある質問

Q. 給与や条件もAIに書かせていいですか? A. 文章の整えには使えます。ただし、金額や労働条件などの事実は、必ずあなたが正確に入れてください。ここを誤ると、応募者との信頼にかかわります。

Q. どの求人媒体にも同じ文章で大丈夫? A. 骨子は共通で構いませんが、媒体ごとに読者は少し違います。AIに「この媒体の読者向けに」と頼むと、トーンを寄せてくれます。

今日の一手:働く良さを3つ書き出す

まずは、あなたの会社で働く良さを、思いつくまま3つ書き出してみてください。それをAIに渡して質問してもらえば、魅力の言語化が始まります。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「営業時間は?」「対応地域は?」——同じ質問に、あなたは何度も同じ答えを返しています。その一回一回で、手が止まっている。ここがFAQ(よくある質問)の出番です。

FAQは、問い合わせの手間を減らしつつ、検索とAI検索の両方に効く「一石二鳥」の資産です。しかも、AIを使えば作るのも軽くなります。

FAQは「一石二鳥」の資産

FAQのいいところは、効果が二方向に出ることです。ひとつは、問い合わせ対応の負担が減ること。もうひとつは、検索やAIに拾われやすくなることです。

お客様は問い合わせずに解決でき、あなたは同じ説明をくり返さずに済みます。一度きちんと書けば、以後は黙って働き続けてくれる文章です。

良いFAQの「形」

効くFAQには、決まった形があります。

• 質問文:お客様が実際に使う言葉で書く(「営業日は?」など)
• 直答:最初の2〜3文で、ずばり答える
• 補足:必要なら、そのあとに条件や例外を添える

だらだら説明せず、まず答える。この形が、人にもAIにも親切です。

質問集めから整形までの手順

AIを、質問の「洗い出し役」に使います。

1. 質問を抽出する:過去の問い合わせ履歴を渡し、多い質問を挙げてもらう
2. 直答を人が確認する:答えの正確さは、あなたが必ずチェックする
3. FAQ形式で整える:質問+直答の形にし、構造化データを添える

質問集めはAIが得意です。でも、答えの正しさを保証するのはあなたの役目。ここは第7回のファクトチェックと同じ姿勢です。ちなみに本コラムのFAQも、この「質問+直答」の形で用意しています。自分たちで運用しているからこそ、自信を持っておすすめできます。

直答が不正確なら、かえって逆効果

FAQの答えがまちがっていると、信頼を大きく損ないます。問い合わせを減らすどころか、誤解を広げてしまうのです。

だからこそ、直答は必ず人が確認してください。また、料金や営業時間のように変わりやすい情報は、古いままにしない。定期的な棚卸しが、FAQを生かし続けるコツです。

よくある質問

Q. FAQは何問くらい用意すればいいですか? A. 数より中身です。「本当に多い質問」から順に、5問でも10問でも構いません。無理に増やすより、よく聞かれる質問に的確に答えるほうが効果的です。

Q. 構造化データは自分で設定できますか? A. 仕組みが整っていれば、質問と答えを入れるだけで反映される形が理想です。技術的な部分は、対応した道具に任せると負担が減ります。

今日の一手:直近の問い合わせを3つ

まずは、この1か月で受けた問い合わせを3つ思い出してください。それが、あなたのFAQの最初の3問です。質問+直答の形で書けば、資産づくりの始まりです。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

ここまで11回、ChatGPTとClaudeで実務を軽くする方法をお伝えしてきました。使い分けから、議事録、会社概要、更新、そして情報管理まで。少しは肩の力が抜けたでしょうか?

第1章の締めくくりとして、今日は、いちばん大事な話をします。「ダイパ」は、速さそのものが目的ではありません。空いた時間を何に使うか——そこに本当の価値があります。

第1章でお伝えしてきたこと

これまでの回を、ふり返っておきましょう。

• 基礎:2つのAIの使い分け(第1回)、議事録・報告書(第2回)
• 発信:会社概要(第3回)、更新の内製(第4回)、問い合わせ点検(第5回)
• 日々の実務:返信の時短(第6回)、自社トーンの統一(第9回)
• 安心して使う:ファクトチェック(第7回)、情報管理(第8回)
• 見つけてもらう:AI検索対策(第10回)、FAQ(第11回)

どれも、特別な才能はいりません。小さな工夫の積み重ねです。

「ダイパ」を履き違えないために

速さを追ううちに、うっかり見失いがちなものがあります。それは「質」です。

たとえるなら、手紙を急いで書いて、封をする前の読み返しを省くようなもの。速く仕上げても、伝わる中身が崩れては本末転倒です。AIで下書きを速く作っても、最後の確認と仕上げは、これまで通りあなたの仕事。ここは変わりません。

空いた時間を、どこに回すか

では、AIで作った時間を何に使うか。私たちがおすすめしたいのは、次の3つです。

• お客様と向き合う時間:AIには代われない、人と人のやりとり
• 改善に使う時間:数字を見て、次の一手を考える
• 学ぶ時間:新しい道具や知識を、あわてず取り入れる

作業に溶けていた時間を、こうした「人にしかできないこと」へ。それが、ダイパの本当のねらいです。私たち自身も、AIで浮いた時間は、お客様との対話とこの連載のような発信に回しています。

正直な注意:全部を一度に変えなくていい

ここまでの11回分を、いっぺんに始める必要はありません。むしろ、それは長続きしないものです。

まずは、あなたの実務でいちばん重い作業をひとつ選ぶ。そこにAIを一度だけ試す。うまくいったら、次へ広げる。この小さな一歩のくり返しが、いちばん確実です。

まとめ:あなたの、次の一歩

もし迷ったら、第1回の「使い分け早見表」に戻ってみてください。今日の仕事をひとつ選び、AIに頼んでみる。そこからすべてが始まります。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

AIに文章を頼むたびに、同じ注文を一から書いていませんか? 「もっとやわらかく」「その言い方はうちでは使わない」——毎回の指示し直しは、地味に時間を奪います。

結論はシンプルです。自社の言葉づかいを一度まとめて渡しておけば、出力は自社仕様で安定します。毎回の説明から、あなたは解放されます。

「毎回指示し直す」手間の正体

出力がしっくりこないのは、AIが悪いわけではありません。あなたの会社のルールを、まだ知らないだけです。

植えたばかりの苗のようなものです。土や水やりの条件を最初に整えておくほど、まっすぐ育ちます。AIも同じで、最初に渡す素材しだいで、その後の出力が見違えます。

渡す「素材」を用意する

覚えさせたいのは、次の3つです。

• 用語集:正しい表記(例:「お客様」か「お客さま」か)をそろえる
• NG表現:使いたくない言葉を挙げておく
• トーンの見本:自社らしい文章を2〜3本用意する

この3点を渡すだけで、出力の「自社らしさ」がぐっと上がります。最初のひと手間が、あとの何十回分もの時短になります。

覚えさせる手順は、2つだけ

やることは、とてもシンプルです。

1. 見本を添えて指示する:用語集とトーン見本を一緒に渡してから頼む
2. 崩れたら見本を足す:ずれた出力が出たら、その正解例を見本に追記する

育てる感覚で使うのがコツです。使うほどに、あなた好みの出力へ近づいていきます。私たちは、AIに毎回説明し直すより「自社の言葉を一度渡して育てる」運用をすすめています。

毎回貼らずに済ませる:リファレンスとして保存する

ここまでの手順には、ひとつ面倒が残ります。用語集も見本も、会話を始めるたびに貼り直す必要があるからです。

そこで使いたいのが、指示や資料を保存しておく仕組みです。ChatGPTにもClaudeにも、よく使う指示をあらかじめ登録したり、参考資料を置いた作業スペースを用意したりする機能があります(呼び方や仕様はサービスによって異なり、変更もあるため、最新は各サービスの案内をご確認ください)。

ここに落とし込むと便利なのは、次のようなものです。

• 用語集:社名・商品名・肩書の正しい表記、表記ゆれの統一ルール
• NG表現:使わない言葉、避けたい言い回し
• トーンと言い回し:文体、一人称、句読点や記号の使い方
• 書き方の癖:見出しの付け方、段落の長さ、結論を先に置くかどうか

一度これを整えておけば、以後の指示は「この用語集とトーンで、お知らせ文を書いて」の一言で足ります。毎回の説明が消えるぶん、指示そのものがぐっと楽になります。

作り方は、むずかしく考えなくて大丈夫です。まずは思いつく10項目から。運用しながら、ずれた出力が出るたびに1行ずつ足していけば、あなたの会社の「文章のルールブック」が育っていきます。

つまずきやすい点:見本は少数精鋭、機密は入れない

見本は、多ければよいわけではありません。あれもこれもと詰め込むと、かえって軸がぶれます。「これぞ自社らしい」という数本に絞ってください。

もうひとつ。用語集や見本に、顧客名や未公開情報を混ぜないこと。ここは第8回の情報管理と同じ注意です。

よくある質問

Q. ChatGPTでも同じことができますか? A. 考え方は共通です。用語やトーンの見本を渡す発想は、どちらのAIでも通用します。渡し方の細かな作法は違うので、まずは手元のツールで試してみてください。

Q. 見本は何本くらい用意すればいいですか? A. 2〜3本で十分です。大切なのは数より質。「これが自社の文章」と胸を張れる例を選ぶと、出力が安定します。

今日えらぶ、たった1本

まずは、あなたの会社の「これは自社らしい」と思える文章を1本だけ選んでみてください。それをAIに見本として渡すところから、トーン統一は始まります。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

取引先が、あなたの会社名をChatGPTに打ち込んで下調べをする。もう、そんな場面が普通に起きています。そのときAIが語る「あなたの会社」が事実とずれていたら——気づかないうちに、機会を逃しているかもしれません。

AI検索に引用されるコツは、奇策ではありません。「機械が読みやすく、事実が明確なサイト」にする。この基本の徹底が、いちばんの近道です。

AIO(LLMO)とは何か

AIOは、AI検索やAIアシスタントの回答の中で、自社が正確に紹介・引用されることをめざす考え方です。LLMOやGEOとも呼ばれます(いずれも定義が定まりつつある新しい呼び方です)。

これまでのSEOが「検索結果でクリックされる」ことをねらうのに対し、AIOは「AIの答えの中で正しく語られる」ことをねらいます。土台は同じで、めざす出口が少し違う、と考えるとわかりやすいでしょう。

AIが引用しやすいページの条件

AIは、読み取りやすく事実がはっきりしたページを引用しやすいと考えられています(この領域はまだ検証の途上です)。整えるべきは、次のような点です。

• 結論先出し:各ページの冒頭で「誰向けの何か」を言い切る
• 会社情報の一貫:社名・住所・電話を、全ページで同じ表記にそろえる
• 構造化データ:会社情報や記事情報を、機械が読める形で添える
• FAQ:よくある質問を「質問+短い答え」の形で置く(第11回でくわしく)

どれも、人間の読者にもやさしい工夫です。AIのためだけの特別な小細工ではありません。私たちも、このコラム自体を同じ原則で運用し、会社情報と筆者を明示しています。

自社でできる整え方(3ステップ)

大がかりな作業は不要です。まずはここから。

1. 会社情報の表記をそろえる:名刺・サイト・各ページで、社名や住所を統一する
2. llms.txtを置く:会社概要や主要ページの要約を、簡単なテキストで用意する
3. AIの読み取りを妨げない:AIの巡回を、特別な理由がなければブロックしない

llms.txtは、AIに向けた「会社の要約カード」のようなもの。ただし提案段階の新しい慣行で、低い手間で参照されやすさを底上げできる可能性がある、という位置づけです。

約束できないこと:「引用を保証」はできない

はっきりお伝えします。「これで必ずAIに紹介される」とは、誰にも約束できません。順位や引用は、競合や検索の状況に左右されるからです。

効果が見えるまでには、数週間から数か月かかることもあります。すぐに結果が出なくても、焦らないでください。整えたことは、確実に土台として残ります。

よくある質問

Q. llms.txtは必ず必要ですか? A. 必須ではありません。任意の取り組みです。ただ、手間が小さいわりに参照されやすさが上がる可能性があるため、置いておく価値はあります。

Q. AIに間違った会社情報を紹介されています。どうすれば? A. まず、情報源になりそうな自社ページ(会社概要など)の記述を正確に整えてください。表記をそろえ、事実を明確にすることが、訂正への近道です。

今日ためす:AIに聞いてみる

まず、AIに「あなたの会社について教えて」と聞いてみてください。答えが正確なら上出来、ずれていたら——それが最初に整えるページのヒントです。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

AIは、平気な顔で間違えます。悪気があるわけではなく、そういう仕組みで動いているからです。だから「聞いた答えが、あとで間違いだった」は、誰にでも起こります。がっかりする必要はありません。仕組みを知れば、ちゃんとつき合えます。

AIは「それらしい誤り」を出すことがある。だから調べ物は、AIで当たりをつけ、一次情報で確かめる。この二段構えが基本です。

なぜ、もっともらしく間違うのか

AIは、検索機能を使わないかぎり、事実をデータベースから引いているわけではありません。基本は「自然な続き」を作る仕組みで動いています。だから、それらしい文章は得意でも、事実の正しさそのものは保証されません。

たとえるなら、話し上手な人が、うろ覚えのまま自信たっぷりに語る感じ。語り口がなめらかなぶん、間違いに気づきにくいのです。ここを知っておくだけで、身構え方が変わります。

信じてよい使い方、危ない使い方

同じAIでも、使いどころで安全度が変わります。

• 比較的安全:文章の整形、言い換え、アイデア出し(正しさが主役でない作業)
• 要注意:数字・日付・法律・固有名詞など、事実そのものを聞くとき

前者は、多少ずれても大きな問題になりません。後者は、必ず裏を取る前提で使ってください。

そのまま使える「確認の型」(3ステップ)

私たちが実践しているのは、シンプルな型です。

1. 出典を聞く:「その根拠はどこ?」とたずね、情報源を挙げてもらう
2. 一次情報で照合する:公式サイトや公的資料など、大元にあたる
3. 数字と日付は必ず確認する:ここが最もずれやすいポイント

出典を聞くと、AIが答えに詰まることもあります。それ自体が「確かめるべきサイン」です。

精度を上げる2つの道具

この型に、道具を2つ足すと精度が上がります。どちらも、今日から使えます。

ひとつめは、Web検索機能をオンにすること。 ChatGPTもClaudeも、その場でWebを見て答えるモードを備えています。オンにすれば、学習した時点の古い知識ではなく、いま公開されている情報を参照してくれます。出典のURLが示されることも多く、次の確認がぐっと楽になります。

ふたつめは、複数のAIに査読させること。 同じ質問を2つのAIに投げ、答えを突き合わせます。さらに、片方の答えをもう片方に見せて「この内容におかしな点はある?」と査読を頼む。食い違った箇所が、確認すべき争点として浮かび上がります。

これは第1回でお伝えした「用途で持ち替える」使い分けが、そのまま精度チェックにも効く場面です。

数字だけは、あなたの目で出典にあたる

ここは強くおすすめします。数字が出てきたら、引用元・出典元をあなた自身が開いて、目で確かめてください。 検索機能をオンにしても、複数のAIが同じ答えを出しても、それだけでは根拠になりません。

理由は3つあります。AIが示したURLが実在しないことがある。実在しても、その資料に書かれていない数字が付いていることがある。古い年度の数字を、最新のものとして持ち出すこともある。

金額、件数、割合、統計、日付。この5つは、リンクを開いて元の資料で確認する。それだけで、対外的な文書に誤りが混じる事故は、大きく減らせます。

線引きが肝心:重い判断は専門家へ

法律、税務、医療といった分野は、まちがいの代償が大きいものです。AIは下調べには役立ちますが、最終判断は専門家に確認してください。

こわがりすぎる必要はありません。「整える作業は任せ、事実は確かめる」。この線引きさえ守れば、AIは頼れる相棒になります。私たちは、AIの答えは「下調べの入口」までと決めて運用しています。

よくある質問

Q. 最新のニュースや制度を聞いてもいいですか? A. 参考程度にとどめるのが安全です。AIは学習した時点までの情報が中心で、最新の内容は苦手な場合があります。必ず公式の発表で確かめてください。

Q. 「出典を教えて」と聞けば、正確になりますか? A. 確認のきっかけにはなりますが、示された出典が実在しないこともあります。挙がったURLや資料名も、そのまま信じず自分で開いて確かめましょう。

Q. 複数のAIが同じ答えなら、正しいと考えていいですか? A. 確度は上がりますが、正しさの証明にはなりません。似た情報を学んでいれば、同じ誤りを共有していることもあります。一致は「確認の優先度を下げてよい合図」ではなく、あくまで参考程度に。数字はやはり出典にあたってください。

今日から始める小さな習慣

次にAIへ事実を聞くときは、答えのあとに「根拠はどこ?」と一言添えてみてください。この小さな習慣が、あなたを誤情報から守ります。

この確認の型に慣れたら、次は「AIに何を入れないか」です。あわせて第1回(使い分け)や、次回の第8回(情報管理)もご覧ください。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「便利そうだけど、うちの情報を入れて大丈夫なのかな」——AIを使い始めるとき、多くの人がここで一度立ち止まります。その慎重さは、とても正しい感覚です。

先に結論をお伝えします。便利さの前に、一線を引いておく。個人情報・未公開情報・認証情報は入れない。この原則を押さえれば、安心して使い始められます。

「うっかり入力」が生むリスク

危ないのは、悪意ではなく「うっかり」です。急いでいるとき、顧客リストや契約書をそのまま貼りつけてしまう。あるある、ですよね。

一度手放した情報は、風で飛んだ種のようなもの。多くはどこにも根づかなくても、どこまで飛んだかは、もう追いきれません。だからこそ、入れる前のひと呼吸が大切になります。

入れてよい情報、避けたい情報

線引きを、具体的にしておきましょう。

• 避けたい:氏名や連絡先などの個人情報、未発表の情報、パスワードや鍵の情報
• 比較的安心:すでに公開されている内容、社名や商品が特定されない一般的な相談

迷ったら、「これは外の人に見られても平気か?」と自分に問いかけてください。その答えが、そのまま判断基準になります。私たちは、情報管理は禁止事項を増やすより「迷ったら入れない」の一線で運用しています。

最小限の社内ルールを作る(3ステップ)

大げさな規程はいりません。まずは短いルールから始めましょう。

1. 禁止リストを1枚作る:入れてはいけない情報を箇条書きにする
2. 代わりの方法を決める:個人情報は伏せ字にする、要点だけ渡す、などを共有する
3. 相談窓口を決める:迷ったら誰に聞くかを決めておく

紙一枚のルールでも、あるとないとでは大違いです。チーム全員が同じ基準を持てます。

前提の確認:プランや設定で扱いは変わる

AIツールは、契約プランや設定によって、入力データの扱いが異なる場合があります。「有料版だから安全」と一概には言えません。

こわがって使わないのは、もったいないことです。大切なのは、あなたが使うツールの利用規約や設定を、一度自分の目で確認しておくこと。それだけで、安心の土台ができます。

よくある質問

Q. 有料版なら、機密情報を入れても安全ですか? A. プランによって扱いは変わりますが、万能ではありません。まずは、入れなくても済む形(伏せ字や要点だけ)を工夫するのが安全です。そのうえで、規約を確認してください。

Q. 社員がうっかり入力しないか心配です。 A. 責める前に、まず基準を共有するのがおすすめです。禁止リストを1枚配るだけで、多くのうっかりは防げます。ルールは、人を守るためのものです。

まず、今日の一歩

まずは、「AIに入れてはいけない情報」を3つだけ書き出してみてください。その紙をチームで共有すれば、今日から情報管理の第一歩が踏み出せます。

情報の線引きができたら、次は実務で活かす番です。第2回(議事録)や第6回(返信)で、機密に気をつけながら時短する方法を見てみてください。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「アクセスはそこそこあるのに、問い合わせが来ない」——あなたの会社でも、こんなもやもやを抱えていませんか? 集客を増やす前に、確かめたいことがあります。

答えはシンプルです。問い合わせが来ないときは、「取りこぼし」を疑うのが近道です。そしてこの点検は、AIを第三者の目として使うと、驚くほどはかどります。

「集める」前に「取りこぼし」を疑う

多くの人は、問い合わせが少ないとまず「もっと人を集めよう」と考えます。でも、来た人を取りこぼしているなら、集めても穴からこぼれ落ちるだけ。私たちはいつも、集客の前に「取りこぼし」を疑うところから支援を始めます。

たとえるなら、水をためたいのにバケツの底に穴が空いている状態。先にふさぐべきは、穴のほうです。ここを見直すと、同じアクセス数でも結果が変わってきます。

点検の3つの視点

私たちが最初に確認するのは、次の3点です。

• 誰に何を:このページが「誰向けの、何のサービスか」が3秒で伝わるか
• 導線:問い合わせボタンが、迷わず見つかる場所にあるか
• 信頼:会社情報や実績が、安心して任せられる材料になっているか

どれも当たり前に見えて、抜けやすいポイントです。作った本人には見えにくいからこそ、外の目が効きます。

AIに点検させる3つの手順

AIを「初めて訪れた人」に見立てて、点検を頼みます。

1. ページの文章を渡す:公開ページの本文をAIに読ませる
2. 第三者になりきってもらう:「初めて見た人として、わかりにくい点を挙げて」と頼む
3. 指摘を仮説として扱う:出てきた指摘を、直す候補リストにする

ここで大切なのは、AIの指摘を「正解」ではなく「仮説」として受け取ること。次の見出しで、その理由をお伝えします。

忘れないで:AIの指摘は「仮説」

AIは読みやすさの違和感には気づけますが、あなたのお客様の気持ちそのものは知りません。だから、指摘はあくまで出発点です。

実際の判断は、アクセス解析(GA4)や検索の状況(Search Console)といった実データと合わせて行ってください。「AIの気づき」と「本物の数字」。この2つがそろって、はじめて確かな改善になります。

よくある質問

Q. 公開前のページをAIに読ませても大丈夫ですか? A. 公開予定の内容なら問題ありません。ただし、非公開の顧客情報や社外秘は入れないでください。点検に使うのは、あくまで誰でも見られる文章にとどめるのが安全です。

Q. 何から直せばいいか、優先順位がわかりません。 A. まずは「誰に何を」から見直すのがおすすめです。ここが伝わらないと、導線や信頼を整えても届きません。土台から順に、ひとつずつで大丈夫です。

今日ためす、1つのこと

あなたのサイトのトップページを、AIに「初めて見た人として説明して」と頼んでみてください。返ってきた説明が、あなたの意図とずれていたら——それが最初の改善点です。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

一通の返信を書くのに、なぜか10分も悩んでしまう——そんな日はありませんか? ひとつずつは小さくても、返信の「考える時間」は一日で見ると意外と積み重なります。

答えから言えば、定型に近い返信ほど、AIとの相性は抜群です。自社のトーンを一度渡しておけば、以後は下書きがすぐ手に入ります。

返信で溶けている「考える時間」

返信が遅れるのは、内容が難しいからとはかぎりません。「どう書き出そう」「失礼にならないかな」と、言い回しで止まっていることが多いのです。

たとえるなら、話す内容は決まっているのに、電話の第一声で迷っている状態。ここをAIに任せると、出だしのつまずきが消えて、確認に集中できます。

任せていい返信、任せない返信

すべてを任せるわけではありません。線引きが大切です。

• 任せやすい:日程調整、資料送付の連絡、よくある質問への回答
• 慎重にしたい:謝罪、重要な交渉、金額や条件を含む返信

前者は下書きをそのまま活かせます。後者は、AIにたたき台を作らせても、最終判断はあなたが握ってください。私たちは、返信の速さより「トーンを崩さないこと」を先に整えるようにしています。

返信を速くする3つの手順

流れは、シンプルです。

1. トーンの見本を渡す:過去に自分が書いた「よい返信」を2〜3通見せる
2. 要点だけ伝える:「日程NG、来週で再調整したい」と用件を渡す
3. 人が最終確認する:名前や日付、失礼がないかを読んで送る

見本を渡すのがポイントです。あなたらしい言葉づかいを覚えてもらえば、機械的な文面になりません。

注意したい:顧客情報と「冷たさ」

返信文には、相手の名前や取引内容が入りがちです。どこまでAIに渡してよいかは、情報管理の判断になります。ここは第8回でくわしくお伝えします。

もうひとつ。用件だけを渡すと、そっけない文面になることがあります。見本を添えるひと手間で、あなたの温度感を保てます。

よくある質問

Q. AIの文章だと、相手に気づかれませんか? A. 見本でトーンをそろえ、最後に自分の言葉を一言足せば、いつものあなたの文面になります。丸ごとコピーせず、仕上げる感覚で使うのがおすすめです。

Q. チャットの短い返信にも使えますか? A. 使えます。ただし、ひとことで済む返信までAIに頼むと、かえって手間です。「少し考える返信」から取り入れると、時短を実感しやすいでしょう。

次の返信で、まず一手

今日の返信の中から、いちばん時間のかかったものを思い出してください。次に似た返信が来たら、過去の良い返信を見本にしてAIへ。あなたの「考える時間」が軽くなります。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「会社概要のページ、なんだか薄いままになっている」——そう気になりながら、後回しにしていませんか? 文章を書くのは、意外とエネルギーのいる仕事です。焦る必要はありません。

結論から言うと、AIは「型」と「読みやすさ」を出すのが得意です。ただし、事実とあなたの会社らしさは、人が入れる必要があります。この記事では、その境目と手順を整理します。

よくある「薄い会社概要」

ありがちなのは、どの会社にも当てはまりそうな文章です。「お客様第一」「高品質なサービス」——まちがってはいませんが、あなたの会社である理由が伝わりません。

事実ではあっても、それだけでは「選ぶ理由」になりません。どの会社にも言える言葉を、あなたの会社にしか言えない言葉へ——ここをどう埋めるかが、勝負どころになります。

AIに任せる部分、任せない部分

線引きをはっきりさせましょう。

• AIが得意:文章の骨組み、読みやすい言い回し、複数パターンの言い換え
• 人がやる:事実(沿革・実績・許認可)、他社と違う強み、代表の思い

AIは、それらしい実績を「創作」してしまうことがあります。書かせた文章に事実が混じっていないか、ここは必ずあなたが確かめてください。

会社概要を形にする4つの手順

私たちが支援先で踏んでいるのは、この順番です。

1. 事実を箇条書きにする:創業年、事業内容、対応地域、実績の数字を並べる
2. 読者を指定する:「初めて訪れた見込み客向け」と伝える
3. トーンを指定する:「誠実で、専門的すぎない言葉で」と添える
4. 固有名詞と数字を検証する:出力に創作が混じっていないか確認する

素材(1)が具体的なほど、出力の質は上がります。「多数の実績」ではなく「累計120件(2026年6月時点)」のように、数字で渡すのがコツです。

気をつけたい:丸写しは逆効果

AIの文章をそのまま貼ると、検索エンジンにもAI検索にも「どこかで見た内容」と映りやすくなります。事実と自社らしさを足して、はじめてあなたの会社のページになります。私たちは、会社概要こそ「事実は人、整えはAI」の線引きをいちばん厳しく守っています。

代表挨拶のような「人柄が出る文章」は、たたき台までAIに任せ、最後はあなた自身の言葉で仕上げるのがおすすめです。

よくある質問

Q. 代表挨拶もAIで書いていいですか? A. たたき台づくりには使えます。ただし、そのまま公開すると人柄が伝わりません。骨組みをAIに作らせ、あなたの経験や思いを一言でも足すと、ぐっと自分の言葉になります。

Q. 事業内容が専門的で、うまく説明できません。 A. それでも大丈夫です。専門用語を箇条書きで渡し、「中学生にもわかる言葉で」と頼んでみてください。かみくだいた説明のたたき台が返ってきます。あとは正確さを確認するだけです。

今日からできること

まずは、あなたの会社の「事実」を10行だけ箇条書きにしてみてください。それをAIに渡せば、会社概要のたたき台が形になります。仕上げの主役は、あなたです。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

営業時間をひとつ直すだけなのに、制作会社に頼めば反映まで2週間。作業そのものは5分で終わる内容でも、依頼と確認のやりとりで日数が消えていきます。小さな変更ほど、この待ち時間がもどかしい——そう感じている方は、少なくありません。

更新を社内で回すコツは、「AIで文章を作る」と「自分で直せる仕組みを持つ」の掛け算です。この記事では、その考え方と始め方を整理します。

「外注待ち」で失っているもの

外注そのものが悪いわけではありません。むしろ、大きな制作は頼るべきです。もったいないのは、日々の小さな更新まで待ちが発生すること。

新商品のお知らせ、営業時間の変更、誤字の修正。どれも数分の内容なのに、依頼と確認で数日かかる。鮮度が命の情報ほど、この遅れが機会損失につながります。私たちは、更新の速さは制作力ではなく「社内で回る仕組み」で決まると考えています。

社内で回るための2つの条件

更新を内製するには、道具と仕組みの両輪が必要です。

• 文章の道具:お知らせや説明文を、AIでたたき台から作る
• 直せる仕組み:専門知識がなくても、本文や画像を差し替えられる状態にしておく

どちらか片方だけでは回りません。文章が用意できても反映できなければ意味がなく、仕組みがあっても文章づくりで止まってしまうからです。

内製を始める4つのステップ

始め方は、この4段階です。

1. 更新の棚卸し:直近半年で「何を・何回」更新したかを書き出す
2. 定型化する:よくある更新(お知らせ・実績追加)をパターンにまとめる
3. AIで下書き:パターンごとに、AIへ渡す指示文を用意しておく
4. 自分で公開する:直せる仕組みで反映し、当日中に出す

一度パターンを作っておくと、次からは指示文を少し変えるだけ。更新のたびにゼロから考える必要がなくなります。

落とし穴:費用と「人依存」

自分で持つサイトにも、費用はかかります。サーバー代は月2,000円前後(実費)が目安で、規模や構成で変わります。ゼロにはなりません。

もうひとつ大切なのは、更新を特定の一人に依存させないこと。手順を残しておけば、担当が変わっても回り続けます。仕組みづくりの技術的な部分は、専門の道具に任せるのが近道です。

よくある質問

Q. 専門知識ゼロでも、本当に自分で更新できますか? A. 向き不向きはあります。文章の差し替え中心なら、多くの人が扱えます。一方で、デザインの大きな変更は専門家の領域です。まずは自社の更新内容がどちら寄りかを、棚卸しで見極めてみてください。

Q. AIに任せると、文章が画一的になりませんか? A. 指示の渡し方しだいです。自社らしい言い回しの見本を添えると、トーンが安定します。くわしくは第9回でお伝えします。

最初の一歩を、今日

まずは、直近半年の更新を10個だけ書き出してみてください。そこにパターンが見えたら、内製化の第一歩です。待ち時間を、あなたの手に取り戻しましょう。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

「ChatGPTもClaudeもよく聞くけれど、結局どっちを使えばいいの?」——もしあなたがそう感じているなら、安心してください。私たちがご相談を受けるときも、いちばん多いのがこの質問です。

先に結論をお伝えします。2つは優劣で選ぶものではありません。役割分担で考えると、迷いがすっと消えます。この記事では、中小企業で実務に使うあなたのために、用途ごとの使い分けを早見表で整理します。

「片方だけ」で回そうとすると起きること

道具をひとつに絞ると、こんな場面で手が止まります。

• 長い議事録をきれいに整えたいのに、途中から出力が雑になる
• ちょっとした言い換えを頼みたいだけなのに、妙に時間がかかる

庭の手入れで、剪定ばさみ1本だけですべてを済ませようとするようなもの。枝を切る道具と土を掘る道具を持ち替えれば、同じ作業もぐっと楽になります。AIも同じで、用途で持ち替えるのがいちばんダイパのいい使い方です。

2つの「個性」をざっくりつかむ

こまかい仕様は日々変わります。ここでは実務での傾向として、ゆるくつかんでください。

• ChatGPT:幅広い雑務、アイデア出し、素早い下調べの相棒にしやすい
• Claude:長めの文章づくりや整形など、丁寧に仕上げてほしい作業を頼みやすい

どちらも、まちがいを「それらしく」出すことがあります。だからこそ、事実・数字・固有名詞は自分で確かめる。これはどちらを使うときも変わらない前提です(くわしくは第7回でお話しします)。

用途別・使い分け早見表

あくまで目安です。プランや時期で得意分野は変わります。同じ作業を両方に一度ずつ頼んで、あなたの会社の相性で決めるのがおすすめです。私たちWebコンサルの立場でも、どちらが上かより「用途で持ち替える」ほうが成果に直結すると考えています。

ここだけは外さない:両方に共通する落とし穴

便利さの前に、3つだけ覚えておいてください。

• 鵜呑みにしない:重要な数字や固有名詞は、必ず自分で確認する
• 機密を入れない:個人情報や未公開情報、パスワードは入力しない(第8回でくわしく)
• 「速い」を目的にしない:速く出た下書きも、最終確認はあなたの仕事です

どれも、知らないと損をするだけで、知っていれば怖くありません。

よくある質問

Q. 無料版でも十分ですか? A. 軽い下書きや調べ物なら、無料版でも試せます。長文を毎日扱うなら、有料版のほうが快適な場面が増えるでしょう。まず無料で相性を見て、必要になったら切り替える。これがいちばん無駄がありません。

Q. 両方とも契約すべきですか? A. 必須ではありません。よく使う作業がはっきりしているなら、片方で十分なこともあります。早見表であなたの主な用途を見て、足りなければもう一方を足す。その順番で大丈夫です。

今日の実験:まず5分

ChatGPTとClaudeは、「どちらが上か」ではなく「どちらを何に使うか」。まずは今日の仕事をひとつ選んで、同じ作業を両方に頼んでみてください。5分の実験で、あなたの会社との相性が見えてきます。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。

1時間の会議のあとに、議事録づくりで30分。この「あとの30分」が、いちばん腰の重い時間です。数日ほうっておくと記憶もあいまいになり、さらに書きにくくなる——その気持ち、よくわかります。

議事録や報告書は、AIの得意な「清書と構造化」を借りると、驚くほど軽くなります。この記事では、素材の渡し方から仕上げまでの手順を、そのまま使える形でお伝えします。

なぜ議事録は後回しになるのか

議事録が面倒なのは、書く内容がないからではありません。むしろ逆です。話は覚えているのに、それを「読める形」に整える作業が重いのです。

つまり、素材はそろっているのに、それを「読める形」へ整える手間で止まっているだけなのです。この整える工程こそ、AIがいちばん軽くしてくれるところです。

そもそもメモを取らない、という選択肢

オンライン会議が中心なら、もう一段先の手があります。Google Workspace(Google Meet)や Microsoft Teams には、会議の文字起こしや要約を自動で作る機能が備わっています。

これを使っている会社では、「ゼロから議事録を書く」作業そのものをやめているところもあります。会議が終わった時点で、文字起こしと要約の下地ができあがっているからです。

ただし、使えるかどうかはプランや管理者の設定によって変わります。まずは自社の環境で有効になっているかを、情報システムの担当者に確認してみてください。

AIに任せる部分、任せない部分

大事なのは線引きです。全部を丸投げするのではありません。

• あなたがやること:素材を用意する(会議中のメモ、または文字起こし)
• AIに任せること:体裁を整える、見出しをつける、要点を並べ直す(調理)

素材は、走り書きで構いません。「誰が・何を・いつまでに」がわかる粒度で残しておけば、あとはAIが読める文書に仕上げてくれます。文字起こしが使える環境なら、この素材集めの工程まで自動になる、というだけの違いです。

たたき台をつくる3つの手順

順番は、こうです。

1. 箇条書きメモを渡す:会議中のメモをそのまま貼りつける
2. 形式を指定する:「議事録形式で。決定事項・宿題・次回日程に分けて」と伝える
3. 固有名詞と数字だけ確認する:AIの出力を読み、名前・金額・期日を目視で照合する

3のひと手間が、品質の分かれ目です。ここさえ押さえれば、清書の時間はほとんど消えます。私たちは、議事録は「清書こそAI、判断は人」と割り切って運用しています。

見落とし注意:数字と機密

AIは、それらしい取り違えをすることがあります。決定事項や金額、期日は、必ずあなたの目で確かめてください。文字起こしも同じで、専門用語や社名は誤変換が起きますし、発言が重なった部分は拾い切れません。

自動でできた要約は「完成した議事録」ではなく、あくまで精度の高い素材です。何が決まって、誰が何をいつまでにやるのか——その判断は、会議にいたあなたにしか下せません。

もうひとつ。会議の録音や個人情報を、そのまま入力してよいかは別の話です。ここは第8回でくわしくお伝えするので、今は「機密は安易に入れない」とだけ覚えておいてください。

よくある質問

Q. 録音データを直接AIに入れてもいいですか? A. 便利ですが、参加者の個人情報や社外秘が含まれる点に注意が必要です。まずは自分でとったメモを渡す形から始めるのが安全です。扱いの判断は第8回を参考にしてください。

Q. 報告書にも同じ方法が使えますか? A. 使えます。素材(数字や出来事)を箇条書きで渡し、「誰向けの報告書か」を伝えると、読み手に合った文章に整えてくれます。

Q. 会議ツールの要約機能があれば、AIは要らないのでは? A. 用途が少し違います。要約機能は「その会議で何が話されたか」をまとめるもの。一方、社外向けの体裁に直す、報告書の形に組み替えるといった編集は、対話しながら進めるAIのほうが融通が利きます。両方を組み合わせるのが現実的です。

次の会議で試す一手

次の会議では、清書しようとせず「箇条書きのメモ」だけ残してみてください。文字起こしが使える環境なら、それを素材にするところから。どちらにしても、いきなり書き始めないことが、議事録づくりを軽くする第一歩です。

※本コラムは Anthropic 社/OpenAI 社とは無関係の、Galactic Brain による非公式コンテンツです。ChatGPT・Claude は各社の商標です。